ARQUIVO CORRENTE: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação.
ARQUIVO PERMANENTE: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
ARQUIVO PÚBLICO: arquivo de entidade pública, independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país.
ARQUIVO SETORIAL: arquivo de um setor ou serviço de uma administração.
ATIVIDADES-FIM: atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição.
Também chamada atividade finalística.
ATIVIDADES-MEIO: atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição.
Também chamada atividade mantenedora.
AVALIAÇÃO: processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
CICLO VITAL DE DOCUMENTOS: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO: código derivado de um plano de classificação.
DATAS-LIMITE: elemento de identificação cronológica, em que são indicados o início e o término do período de uma unidade de descrição.
DESTINAÇÃO: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação.
DOCUMENTO: unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte ou formato.
ESPÉCIE DOCUMENTAL: divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato.
São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.
RECOLHIMENTO: entrada de documentos públicos em arquivos permanente, com competência formalmente estabelecida.
TIPO DOCUMENTAL: divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro.
São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-lei, daguerreótipos, xilogravuras.
TEORIA DAS TRÊS IDADES :teoria segundo a qual os arquivos são caracterizados como correntes, intermediários e permanentes de acordo com a identificação dos valores primário e secundário dos documentos.
