Organizando as contas:
Nas pastas de arquivo, escreva na etiqueta da frente o nome da categoria principal, por exemplo, “Contas pagas 2012”.
Na parte de dentro da pasta escreva as subcategorias em cada aba, como “Aluguel”, “Condomínio”, “Iptu”, “Luz” etc.
Você pode organizar por ordem alfabética ou por tipos, como: as primeiras abas são para contas de moradia, depois são os cartões de crédito, depois os estudos e por aí vai.
Comece a pegar as contas do topo da sua pilha no chão e manuseie cada papel apenas uma vez.
O trabalho irá durar menos tempo do que imagina se seguir esta regra.
Veja primeiro a data e vá criando uma nova pilha de acordo com o ano que for encontrando.
Você deve usar uma pasta de arquivos diferente para cada ano, seguindo o mesmo procedimento em todas.
Tenha outra pasta do tipo comum, sem abas, para “Contas a Pagar”.
Ali ficam as contas conforme elas forem chegando.
Se você paga todas de uma única vez, fica fácil achá-las no dia do pagamento.
Se você paga no dia do vencimento de cada uma, anote em uma agenda os dias de cada conta e também ficará fácil achar a que vence naquele dia.
Depois, cada conta deverá ir para a pasta das contas pagas, na aba correspondente, com o comprovante de pagamento anexado.
No final de cada ano, compre uma nova pasta sanfonada e comece a guardar as contas pagas de janeiro já na nova pasta.
A do ano que terminou vai para o espaço destinado ao arquivo de documentos da casa.
Organizando os manuais e notas de produtos:
Mantenha todas as notas fiscais, manuais e garantias de bens duráveis como TVs e computadores guardados em uma pasta separada, só para este fim, etiquetada na frente.
Pastas com folhas de plástico dentro ou um fichário de folhas plásticas servem perfeitamente.
Em cada folha pode-se colocar, no mínimo 2 documentos, um de frente e outro no verso.
Assim, quando precisar consertar ou revender algum dos bens mais tarde, saberá onde encontrar sua documentação.
Esta pasta também deve ser guardada no arquivo de documentos da casa.
Organizando os recibos:
Os recibos, tão necessários para a declaração de imposto de renda, são os papéis que mais se acumulam pela casa.
Em uma simples ida ao supermercado e à farmácia, por exemplo, já acumulamos aqueles pedacinhos de papel na nossa bolsa ou no bolso da calça. E, quando chegamos em casa, colocamos no primeiro móvel que vemos pela frente.
Para começar a organizá-los desde que entram na nossa casa, tenha uma caixinha na entrada, perto de onde ficam as chaves, para colocá-los, e avise à família toda o que deve ficar ali.
Senão, daqui a pouco, até papel de bala você irá encontrar na caixinha.
Faça o mesmo método de seleção das contas e documentos pessoais e escreva as categorias ou subcategorias mais adequadas para cada recibo em um bloco.
Escreva as categorias, em cada aba, na caixa ou pasta que escolheu para organizá-los.
Uma boa dica é utilizar uma caixa de arquivo portátil. Ele pode ser armazenado de forma segura e também levado para a mesa quando estiver trabalhando nas suas finanças pessoais.
Separe os recibos pelo mês, de janeiro até dezembro. Isso irá facilitar a sua procura no meio de tantos documentos.
Pegue cada papel uma única vez e guarde-o na pasta correspondente.
Se o recibo for muito pequeno ou quase ilegível, cole-o ou grampeie-o em uma folha de papel e escreva as informações mais relevantes na própria folha: data, categoria, a finalidade da despesa, o valor etc.
No final do ano fiscal, pegue a caixa ou pasta categorizada e guarde em caixas-arquivo de papelão ou plástico. Inicie uma nova pasta para o ano seguinte.
Recibos também podem ser organizados digitalmente: digitalize-os e armazene-os em seu computador pessoal.
Faça várias pastas seguindo o mesmo sistema de organização das pastas físicas.
Vai dar mais trabalho para digitalizar tudo, mas, por outro lado, não ocupa espaço como os papéis!
