O controle financeiro de uma empresa é fator determinando para o seu sucesso ou sua ruína. A implantação de um software para esse fim permite uma melhor gestão dos recursos financeiros, bem como analisar as práticas mais favoráveis ao mercado.
Além disso, a inclusão de um software (programa) de controle financeiro na sua empresa viabiliza diversos benefícios. Torna o processo de tomada de decisões mais rápido e amplia a visão e gestão financeira. Reduz custos e diminui perdas econômicas.
Um programa como esse não é nem mais uma vantagem. É, sim, uma necessidade do empreendimento que deseja crescer e otimizar seus processos e rotinas administrativas e financeiras.
Como Escolher o Software de Controle Financeiro para sua Empresa
Para escolher o programa que melhor se adapta às necessidades da sua empresa, alguns itens devem ser levados em consideração.
Primeiramente é importante identificar qual é a área de atuação do seu negócio. Em seguida, escolha um software que possua funcionalidades e ferramentas que se adequam às suas necessidades.
Uma opção é buscar programas completos, ou seja, que atendam todas as exigências da sua empresa e ainda permitam que você vá além. Assim, mais do que ter as funcionalidades de contas a pagas, contas a receber, fluxo de caixa, também oferecerá opções como cotações online e conciliação bancária, sem que você tenha que pagar mais por isso.
Tenha em mente o quanto poderá ser investido no programa, pois há muita diferença entre os preços de contratação do software. Apesar de haver ótimas plataformas gratuitas, geralmente são as pagas que possuem maior número de funcionalidades e sem propagandas.
Procure, ainda, por softwares de controle financeiro que disponibilizem um bom suporte técnico ao empreendedor.
É bom que a empresa também se informe sobre como funcionam as atualizações do software, como os dados se adequam e se há cobrança de valores sobre a nova atualização.
Além disso, o financeiro é uma parte difícil de se administrar e, por isso, vídeos tutorias oferecidos dentro do sistema são desejáveis.
Principais Funcionalidades de um Programa de Controle Financeiro
Quanto mais funções o software possuir mais completa e integral será a gestão da sua empresa. Portanto, na hora de escolher pelo melhor programa de controle financeiro, é interessante se atentar a alguns itens.
O fluxo de caixa é uma ferramenta que mostra ao empresário as movimentações de entrada e de saída da empresa dentro de um determinado espaço de tempo. Essa ferramenta proporciona um maior controle financeiro.
Por meio dessa funcionalidade é possível gerar relatórios e compilar informações que darão subsídios a tomada de decisões do empreendedor quanto ao setor financeiro.
O mecanismo de contas a pagar permite ao empreendedor controlar e gerar uma estimativa das contas a pagar no mês, no próximo ou em outro período definido.
Essa possibilidade permite organizar o pagamento de contas, evitando atrasos e esquecimentos.
Já o contas a receber gerencia o recebimentos à prazo ou à vista. Essa é uma fase muito importante do processo de gestão, pois é por meio dos recebimentos que os investimentos dentro da empresa se tornam possíveis.
Dependendo das funcionalidades do software, é possível cadastrar os recebimentos automaticamente caso haja sistema de vendas vinculado ao programa. Também podem ser cadastrados manualmente.
Principais Etapas do Fluxo de Caixa
Para que se alcance bons resultados é fundamental uma boa gestão do fluxo de caixa e a compreensão de como funciona esse ciclo:
- Receber pagamentos: etapa que impulsiona o caixa da empresa. É importante que a empresa seja flexível e ofereça diversos meios de pagamento, oferendo opções aos clientes.
- Gerenciar o dinheiro: administrar as finanças de modo a cumprir com as responsabilidades da empresa. Ter liquidez necessária à investimentos e aplicações estratégicas.
- Efetuar pagamentos: fase fundamental para a manutenção da credibilidade da empresa junto aos bancos e empresas fornecedoras de crédito. Evita problemas e mantem a saúde financeira da empresa.
- Financiar compras: ao fazer investimentos, seja em qualquer setor da empresa, é importante ter um software de gestão adequado que ajude a controlar investimentos, sem perder os pagamentos de vista.
- Controle de estoque: após as fases anteriores, deve-se observar a situação do estoque. Lembre-se que estoque parado é dinheiro sem retorno. Portanto é importante normalizar o estoque da empresa, de modo que não haja escassez, nem excessos.
Portanto, um bom software de controle financeiro irá atender a todas as demandas de gestão financeira da sua empresa, tornando os processos mais automatizados e ágeis.
Além disso, você pode buscar por um sistema de gestão empresarial que ofereça controle dos demais departamentos da sua empresa. Isso pode ocorrer através do controle de vendas, controle de estoque, emissão de notas e muito mais.
Sua gestão ficará completa e muito mais simples.
