Agora que você já tem uma agenda, o próximo passo é saber definir as tarefas de acordo com a urgência, ou seja, administrar bem o seu tempo.
Este é um assunto tão importante nos dias de hoje que existem vários livros e sites ensinando desde o executivo até a dona de casa a se organizarem para serem mais produtivos.
Existe até um método chamado “GTD para organização pessoal”, criado pelo consultor em produtividade David Allen.
Este método se baseia em colocar no papel todas as suas tarefas para que você possa ficar com a mente livre para executá-las sem estresse.
Simples, não? Nem tanto.
Como administrar suas prioridades
Se você não souber separar o que é urgente do que é necessário, de nada adianta ter uma agenda.
Se você não sabe nem por onde começar, se acalme: antes de tudo, comece a mudar seus hábitos com esta seguinte regra principal: passar para um papel tudo o que você dá atenção e se preocupa.
Liste tudo o que conseguir lembrar: reuniões marcadas, consultas médicas, compras, telefonemas a dar, consertos a fazer, e-mails a responder etc.
Depois, marque o que realmente é urgente, ou seja: não pode, em hipótese alguma, ficar pendente para amanhã.
Essas tarefas ainda podem ser subdivididas: o que você conseguir fazer em até 2 minutos, faça imediatamente.
Esta é a regra de ouro do método GTD: assim, pequenas ações não irão acumular-se nem atropelar as tarefas mais demoradas.
E, em 2 minutos, dá sim pra fazer algumas coisas!
Enviar um sms, levar a louça suja para a pia, ler e responder a um e-mail curto etc.
Como organizar seus compromissos
Com a sua lista completa, atribua uma ação concreta a cada uma das suas “preocupações”: defina um dia e um horário para fazer cada tarefa.
Marque na agenda mesmo que seja uma ação corriqueira, como por exemplo, almoçar.
Assim, você poderá almoçar relaxado, sabendo exatamente quanto tempo você tem para terminar esta atividade e começar a seguinte.
Esta tranquilidade mental só é possível quando você começa o seu dia já sabendo o horário definido de cada tarefa.
Para manter esta organização, reveja no fim do dia o que conseguiu cumprir e o que ficou pendente.
Remarque para o dia seguinte as pendências, definindo sempre um horário de começo e término.
E, se antes de dormir, tiver alguma ação que pode ser feita em menos de 2 minutos, já sabe: faça agora!
