Como Arquivar documentos?

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Gestão de documentos !

 

Arquivos e Documentos

- Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

- Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente(arquivo morto).

Como classificar documentos ?

O conteúdo do documento, ou seja, o assunto, deve ser o critério classificador, possibilitando agrupar espécies documentais (ofício, memorando, recibo, etc.) que tratam do mesmo assunto em um dossiê, processo ou pasta.

A classificação deve ser realizada por empregados ou servidores que conheçam a estrutura e o funcionamento da empresa ou do órgão, responsáveis pela atividade de arquivamento dos documentos, e se realiza nos seguintes procedimentos:

(1) análise do documento e busca do código correspondente ao grupo de assunto a que pertence e
(2) encaminhamento para o arquivamento junto ao setor competente.

OBS. Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes deverão receber um código correspondente ao documento.

Como arquivar documentos?

Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser encaminhado ao seu destino para arquivamento..

O arquivamento (assunto concluído) é a guarda dos documentos em local estabelecido .

Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente.

As operações para arquivamento são as seguintes:

�� ler o motivo do arquivamento, não contentar-se com o “arquive-se”;

�� se o documento não estiver classificado, atribuir um código conforme o assunto;

�� se arquivar o documento na pasta (arquivo setorial), verificar a existência de antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por conseqüência, o mesmo código.

�� arquivar as pastas suspensas na seqüência dos códigos atribuídos – usar uma pasta para cada código, evitando a classificação “diversos”.

�� ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida – cronológica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e eliminando-as
. Caso não exista o original manter uma única cópia;

�� arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no documento que o encaminhou.

A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo facilita a recuperação do contexto original da informação e agiliza a etapa de avaliação para eliminação, transferência ou recolhimento (arquivo morto).

fonte: Manual de comunicação escrita oficial do Estado do Paraná