Gestão de documentos !
ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva,
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho
de suas atividades,
independente da natureza do suporte.
ARQUIVO CORRENTE: conjunto de documentos, em tramitação
ou não, que, pelo seu
valor primário, é objeto de consultas freqüentes
pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administração.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: conjunto de documentos originários
de arquivos
correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação.
ARQUIVO PERMANENTE: conjunto de documentos preservados em caráter
definitivo
em função de seu valor.
ARQUIVO PÚBLICO: arquivo de entidade pública, independentemente
de seu âmbito de
ação e do sistema de governo do país.
ARQUIVO SETORIAL: arquivo de um setor ou serviço de uma administração.
ATIVIDADES-FIM: atividade desenvolvida em decorrência da finalidade
de uma
instituição. Também chamada atividade finalística.
ATIVIDADES-MEIO: atividade que dá apoio à consecução
das atividades-fim de uma
instituição. Também chamada atividade mantenedora.
AVALIAÇÃO: processo de análise de documentos de
arquivo, que estabelece os prazos de
guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes
são atribuídos.
CICLO VITAL DE DOCUMENTOS: sucessivas fases por que passam os documentos
de
um arquivo, da sua produção à guarda permanente
ou eliminação.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO: código derivado
de um plano de classificação.
DATAS-LIMITE: elemento de identificação cronológica,
em que são indicados o início e
o término do período de uma unidade de descrição.
DESTINAÇÃO: decisão, com base na avaliação,
quanto ao encaminhamento de
documentos para guarda permanente ou eliminação.
DOCUMENTO: unidade de registro de informação, qualquer
que seja o suporte ou
formato.
ESPÉCIE DOCUMENTAL: divisão de gênero documental
que reúne tipos documentais
por seu formato. São exemplos de espécies documentais
ata, carta, decreto, disco,
filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.
RECOLHIMENTO: entrada de documentos públicos em arquivos permanente,
com
competência formalmente estabelecida.
TIPO DOCUMENTAL: divisão de espécie documental que reúne
documentos por suas
características comuns no que diz respeito à fórmula
diplomática, natureza de
conteúdo ou técnica do registro. São exemplos
de tipos documentais cartas
precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos
sem número, decretos-lei,
daguerreótipos, xilogravuras.
TEORIA DAS TRÊS IDADES :teoria segundo a qual os arquivos são
caracterizados
como correntes, intermediários e permanentes de acordo com a
identificação dos
valores primário e secundário dos documentos.
fonte:arquivonacional/conarq
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